Tijdsgebrek
In cursussen over het voeren van een adviesgesprek wordt vaak gesteld: 'Ik
heb geen tijd om uitvoerige gesprekken te voeren'. In dit digitale informatieblad
wordt beschreven hoe, door een aantal richtlijnen aan te houden, efficiënte
gesprekken zijn te voeren. Een goed gesprek hoeft absoluut geen uitvoerig
gesprek te zijn. Daarentegen gaat er veel tijd verloren door een ondoordachte
gespreksvoering, die geen rekening houdt met de ontwikkeling in een gesprek.
Opbouw in gesprek
Eenvoudigweg is te stellen dat een gesprek een begin, een middendeel en een
slot heeft. Het begin is meestal vrij formeel van aard: 'Hoe gaat het ermee?',
'Gaat u zitten', enz. Dit geeft de gelegenheid om even aan elkaar en aan de
situatie te wennen. In het middendeel vindt het grootste deel van het
gesprek plaats. Een student vertelt over zijn probleem, doet een verzoek, enz.
De studieadviseur/ mentor/ docent hoort dit aan en reageert hierop. Het slot
heeft ook weer formele kanten 'Bedankt voor het gesprek'en 'Graag gedaan',
maar het is ook de laatste gelegenheid om nog wat te zeggen en
te beïnvloeden, bijvoorbeeld 'Het is belangrijk dat u zich hieraan houdt'
en 'Ik vind dit moeilijk, maar ik zal mijn best doen'. Dat is een gebruikelijke
volgorde en wie zich daar niet aanhoudt veroorzaakt verwarring.
Richtlijnen voor adviesgesprekken
Ook een adviesgesprek heeft een opbouw in fasen. Een
adviesgesprek heeft echter een speciale bedoeling, waarmee rekening moet worden
gehouden. Over het algemeen is het de bedoeling een student te helpen een
probleem op te lossen. De kans om dit doel te bereiken wordt groter als volgens
bepaalde richtlijnen te werk wordt gegaan.
-
Effect advies = Kwaliteit advies x Acceptatie
Hoe goed- objectief gesproken- een advies ook mag zijn, als het advies niet
wordt opgevolgd, dan is het doel niet bereikt. Het effect van een advies wordt
in hoge mate bepaald door de mate waarin het advies wordt geaccepteerd. Alles
wat bijdraagt tot de acceptatie helpt bij het opvolgen van het advies en dus
bij het bereiken van het doel van het gesprek. Van groot belang hierbij is te
realiseren dat in een adviesgesprek vier fasen zijn te onderscheiden,
terwijl het gedrag van de adviseur is te typeren met vier verschillende rollen.
-
Fase 1: Vestigen van een werkrelatie
In het eerste deel van het gesprek gaat het erom op dreef te komen en een zeker
vertrouwen te ontwikkelen. Gaat het om een zakelijke vraag dan zal deze fase
van het gesprek kort duren, maar als het om meer persoonlijke problemen gaat
dan is het nodig om hier wat tijd (soms niet meer dan een paar minuten!) voor
te nemen. Vaak is het nodig de student in de gelegenheid te stellen wat
'stoom af te blazen'. Iemand kan immers zeer teleurgesteld zijn door slechte
studieresultaten of -al dan niet terecht- verontwaardigd over een
examenreglement. Geef wat ruimte aan deze emoties zodat deze niet later in het gesprek
hinderen.
De rol van de adviseur is te typeren met 'vertrouwenspersoon'.
-
Fase 2: Concretisering en explicitering van het probleem
Als er een werkrelatie is ontstaan, dan wordt het mogelijk om het probleem helder op
tafel te krijgen. Probeer in deze fase tot concrete vaststellingen te komen (
bijvoorbeeld: ik deel mijn tijd slecht in, of: ondanks voldoende
voorbereidingstijd zak ik voor multiple choicetentamens). Stop niet bij vage
pseudo-verklaringen (bijvoorbeeld: ik kan het niet opbrengen, of: mijn concentratie
is niet goed). Realiseer dat een aantal losse psychologische begrippen zonder
koppeling aan de concrete feiten weinig bijdragen tot een oplossing. Bekende
voorbeelden zijn motivatie en faalangst. Waar leidt dit toe, hoe studeert
iemand, enz. zijn vragen die tot concrete en expliciete vaststellingen kunnen
leiden.
De rol van de adviseur is te typeren met 'onderzoeker'.
-
Fase 3: Informatie over mogelijke oplossingen
Pas als het probleem duidelijk is geworden kan worden nagedacht over mogelijk
oplossingen. In deze fase is informeren belangrijk. Dit zijn mogelijkheden en
dit zijn de beperkingen. Soms zal onaangename mededeingen moeten worden gedaan
(het spijt mij, maar dat kan niet op grond van ...) en krijgt het gesprek het
karakter van een 'slecht nieuwsgesprek'.
De rol van de adviseur is te typeren met 'docent'.
-
Fase 4: Verwerken van deze informatie
In deze fase gaat het erom de student te helpen de informatie te verwerken.
Dat houdt vaak het overwegen van de voor- en nadelen van verschillende
oplossingen en het komen tot een beslissing. Meestal is het nodig aandacht te
geven aan de uitvoering van de oplossing.
De rol van de adviseur is te typeren met 'coach'.
Persoonlijk voorkeur
Als u de verschillende rollen van de adviseur overziet, dan zult u waarschijnlijk
een persoonlijke voorkeur merken voor een bepaalde rol. Als u te veel deze rol
laat prevaleren, dan kan dat de efficiëncy van het gesprek negatief
beïnvloeden. Vraag u eens af wat u tegenhoudt de andere rollen te vervullen en
probeer een realistisch oordeel te vormen.
|